一天,ay自己去档案室找一份员工材料,她已经不记得自己多久没有来档案室了,一般人力资源系统、电子档记录就能找到日常要用的信息,但是这一次是一位工龄非常老的员工要办些手续,因为太久远,她怕有些信息不,便准备拿出纸张档案核对一遍。

    一进门,ay觉这房间里简直乱得不行,一箱子一箱子的面试资料,随处乱摆的易拉宝,还有一些员工活动相关的宣传材料。打开自己团队的橱柜,也是许久没有整理了,有些离职人员的信息还存在在职人员里面。她实在看不下去,于是就把沈深叫来,吩咐把档案室好好理一理。

    “这四个柜子,是员工档案,包含员工个人信息、合同、录用材料、调动记录等,按照部门分,部门下按照名字字母排序作为二级检索,离职的人员要挑出来另放。原本aggie会定期整理,后来因为工作越来越多,比较忙,估摸着就耽搁了。”

    “离职员工材料摆放有要求么?”沈深问,她不在乎这个工作本来谁做,既然ay吩咐了,她就问清要求做好。

    “没有特别要求,跟在职分开即可,但也要好找,以防万一。”ay回答,又提醒道,“这些都是保密资料,特别是薪资信息,你整理起来要注意,其实不需要打开档案材料,看外面的标签就可以了。”要不是aggie太忙,她也不想让沈深做,不过总难免要接触一些,就当练手吧,顺便看看这个女孩子是不是够稳妥,通过上一周的观察,至少她不是个嘴碎的,态度还算认真。

    沈深点头“我不会打开的,出入会注意锁好橱柜,还有门。如果您没有特别要求,那我按照离职日期分类,再按照部门细分吧。对了,一般离职员工的资料公司需要保存多久?”

    “十年,当然时间到了也没有移出去,毕竟这个档案室还放得下,如果真的放不下了,就会挪到仓库专门的储存室去,那里会定期销毁一些久远的材料,还有包含公司logo的宣传材料等物品。”

    沈深点头,想了想“您希望我多久整理完这里?”

    “不是很紧急,尽快吧。”ay转身往外,又想到什么,“对了,你去问下aggie,看她之前整理到什么时间段了,你毕竟对员工不熟悉,一个一个看太费时间。钥匙你先保留着,用好了记得还给aggie。”

    沈深连忙点头,见ay走了,抬头看着密密匝匝的资料,这些员工大多数她都不认识,怎么找出离职的呢?

    想了想,她先将橱锁好,又锁上门,然后去找aggie。

    “老板让你理柜子?”aggie一推眼镜,“辛苦你了。我刚来的时候,每个月都去理一次,把离职的挑出来,后来事情多了,又现需要查阅那些档案的情况不多,就不管了。嗯,有三四年没有理了,最近几年离职人员挺多的。”

    “那我怎么查比较好?离职人员有名单么?最好能按年份。”沈深问。

    “我从系统导一份给你,最近五年吧,应该差不多了。”aggie说着手就开始动,她怕自己一耽搁了回头就忘了。

    “好呀,太谢谢了,回头如果有新增的,你记得告诉我一声,我添进去。”沈深提醒。

    aggie点头“放心。这事儿不急的,你慢慢弄就好了。”

    “嗯,钥匙我是每天借还,还是先放我这里?”她自己倒无所谓,看aggie挺忙的,怕老麻烦人家。

    “你放着吧,其实我很少去。”aggie很实诚的回答。

    中午的时候,沈深跟louis说了一下,她想顺便把招聘资料也整理整理,那里堆放得实在是太乱了。

    “我们会经常去查阅么?”她问。